1. Beschließt ein Gesamtbudget
Schätzt eure finanziellen Möglichkeiten realistisch ein:
· Zuerst müsst ihr herausfinden, wie viel ihr bequem für euren JGA ausgeben könnt. Bedenkt eure eigene finanzielle Situation und mögliche Zuschüsse von Mitveranstaltern.
Besprecht euch mit den an der Organisation Beteiligten:
· Wenn andere finanziell beitragen (z.B. Trauzeugen oder gute Freunde, die an der Zeremonie teilnehmen), einigt euch gemeinsam auf ein Gesamtbudget. Das stellt sicher, dass alle informiert sind und sich fair beteiligen.
Setzt euch einen Finanzrahmen:
· Mit einem Finanzrahmen (Ober- und Untergrenze der Kosten) habt ihr mehr Flexibilität als mit einem festen Betrag. Ihr könnt dann auf Preisänderungen reagieren oder neue Ideen erwägen.
2. Kostenübersicht
Veranstaltungsort:
· Überschlagt die Kosten für den Veranstaltungsort oder die Unterbringung. Es können Mieten, Kautionen oder Buchungskosten anfallen.
Transport:
· Kalkuliert die Transportkosten, inklusive Mietwagen, Mitfahrgelegenheiten oder Benzinkosten. Vergesst nicht, sowohl die An- als auch die Abreise zu berücksichtigen.
Speisen und Getränke:
· Das Budget für Mahlzeiten, Snacks und Getränke - dazu gehören Ausgaben für Catering, essen gehen oder Lebensmittel kaufen, falls ihr kocht. Vergesst nicht, alkoholische und alkoholfreie Getränke einzurechnen.
Spaß und Unterhaltung:
· Legt die Ausgaben für geplante Aktivitäten fest, wie z. B. Clubs, Veranstaltungen oder besondere Events. Plant Eintrittspreise, Anmietung von Equipment oder andere mit der Aktivität verbundene Kosten ein.
Dekoration und Ausstattung:
· Stellt eine Summe für Dekoration, Party-Zubehör und Ausstattung bereit. Das kann Deko zu einem bestimmten Motto sein, Geschirr und Besteck oder gemietetes Equipment.
Partygeschenke:
· Legt Geld beiseite für Partygeschenke, Geschenke für den Bräutigam oder kleine Aufmerksamkeiten für die Gäste.
Verschiedenes:
· Seid auf unerwartete Ausgaben vorbereitet, indem ihr etwas Geld aus eurem Budget zur Seite legt. Das verhindert unangenehme Überraschungen und stellt sicher, dass alle Details der Party gedeckt sind.
3. Teilt die Kosten auf und behaltet sie im Auge
Stellt eine Tabelle auf:
· Macht euch eine Tabelle, um die Kosten den verschiedenen Kategorien zuzuordnen und die Ausgaben zu verfolgen. So behaltet ihr den Überblick und könnt sicher sein, dass ihr euer Budget einhaltet.
Macht Preisvergleiche:
· Besorgt euch Kostenvoranschläge für die wichtigsten Ausgaben wie Miete des Veranstaltungsortes, Catering und Unterhaltung. Vergleicht die verschiedenen Optionen, um das beste Angebot zu finden.
Seid flexibel:
· Ihr solltet euren Kostenplan laufend den tatsächlichen Kosten anpassen. Wenn eine Ausgabensparte teurer wird als erwartet, versucht, in anderen Bereichen zu sparen.
4. Haltet Kontakt zu den Gästen
Legt eure Kostenplanung offen:
· Wenn die Gäste einen Beitrag leisten, solltet ihr ihren Anteil an den Kosten und die erwarteten Beiträge klar kommunizieren. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und alle wissen, womit sie zu rechnen haben.
Setzt euch Zahlungsfristen:
· Legt Deadlines fest, bis wann die Beiträge geleistet werden müssen. Das hilft bei der Verwaltung des Cashflows und stellt sicher, dass ihr bei Bedarf über die erforderlichen Mittel verfügt.
5. Monitoring und Kontrolle
Verfolgt eure Ausgaben:
· Aktualisiert eure Budgettabelle regelmäßig mit den tatsächlichen Ausgaben, um den Überblick zu behalten. Bewahrt Quittungen und Rechnungen zum Nachprüfen auf.
Regelmäßige Überprüfung:
· Kontrolliert euer Budget und eure Ausgaben regelmäßig, um eventuelle Mehrausgaben nicht zu übersehen oder Einsparungsmöglichkeiten zu entdecken.